– Lämna inte över kontrollen till tekniken, säger Rikard Harr. Foto: Ingela Hjulfors Berg

Ständiga avbrott blir vardag
i det moderna arbetslivet

forskare om framtiden I det moderna arbetslivet blir vi ständigt avbrutna, ibland så ofta som var tredje minut. Vi arbetar i projekt och har massor av kontakter. I framtiden kan tekniken hjälpa oss att inte avbryta varandra vid fel tillfälle, säger forskaren Rikard Harr.

26 Mar 2010

I de flesta branscher organiseras arbetet numera i projektform och får ett alltmer kunskapsintensivt innehåll. För en arbetstagare är det inte ovanligt att ingå i tio olika projekt eller fler samtidigt.

I en sådan projektmiljö kommunicerar deltagarna ständigt med varandra och ägnar mycket tid åt att hålla oss uppdaterade. Men den enskilde styr knappast helt över sina kontakter, utan blir ständigt avbruten av kolleger som kommer in i rummet, telefonsamtal, e-post och annat.

Det skapar stress och en känsla av att inte hinna med arbetet.

Forskaren Rikard Harr vid Umeå Universitet studerar hur teknik kan hjälpa oss att ta hänsyn och inte avbryta kolleger vid fel tillfälle.

– Ett grundläggande problem med kommunikationsteknik är att den inte möjliggör hänsynstagande, säger Rikard Harr

– Om du ringer till min mobiltelefon har du ingen aning om vad jag gör. Du når mig vare sig jag står i badrummet och borstar tänderna, sitter på arbetsrummet och skriver koncentrerat eller åker buss och kan prata hur mycket som helst.

– I min forskning har jag försökt ta reda på vilka sociala faktorer och miljöfaktorer som påverkar en persons beslut att störa en människa. Och jag argumenterar för en teknik som känner av vilken miljö personen befinner sig i.

– Jag tror att problemet nu är identifierat. Det brukar vara det första steget för att göra något åt det. Man ska se till att avbrotten sker vid bättre tillfällen och minska mängden destruktiva avbrott.

Däremot tror inte Rikard Harr att vi i framtiden kan undvika de ofta återkommande avbrotten. Projektformen har kommit för att stanna och arbetstagarna kommer att ingå i flera olika arbetslag samtidigt.

Därför gäller det att hantera arbetsformen bättre, så att arbetet kan utföras utan allt för många stressande avbrott.

Ett exempel på hur teknik kan underlätta gäller datorer. I framtiden kommer förmodligen en arbetstagare kunna växla mellan olika fönster beroende på vilket projekt han arbetar med just då.

Med en enda enkel tangenttryckning kommer ett nytt skrivbord upp på bildskärmen med de dokument, den e-post och hemsidorna som hör till ett projekt. Med en andra tangenttryckning är arbetstagaren tillbaka i det projekt som han jobbade med före avbrottet.

– Du måste hantera varje avbrott. Det kan vara en kollega som kommer in i ditt arbetsrum för att få råd, men du får själv inte ut så mycket av det och ser avbrottet som en tidsförlust. Men tekniken kan förkorta din ställtid och hjälpa dig hitta tillbaka till det du gjorde tidigare, säger Rikard Harr.

En annan lösning är sensorer som känner av situationen. I ett sammanträdesrum skulle sensorer kunna koppla om mobiltelefoner till läget vibration så att inga ringsignaler stör.

– Men det är viktigt att inte lämna över kontrollen till tekniken i dessa sammanhang. Människan måste hela tiden känna att det är jag som har kontroll över tekniken. Även när jag sitter i ett möte kan jag vara väldigt sugen på att prata med den som ringer, säger Rikard Harr.

Hans doktorsavhandling heter "Striking a Balance: Managing Collaborative Multitasking in Computer-supported Cooperation".